Prekrasna.bg
ЕРП по своята същност представлява практичен софтуер, който позволява да се планират ресурсите на една фирма или предприятие. Благодарение на тази система във всеки един момент може да се видят всички аспекти на дейността на фирмата в реално време. Това е изключително полезно, когато трябва да планираме нещо. Този софтуер става все по-популярен в бизнеса. Все повече фирми се убеждават в ефективността от използването му и се доверяват на системата като се допитват до специалисти за това кои елементи на софтуера са най-подходящи за техния бизнес.
Специалисти прогнозират, че до 2022 г. организациите, които стриктно следят нивата на качеството на данните си с ЕРП система, ще генерират 60% повече подобрения в дейността на фирмата.
Една ЕРП система е толкова добра, колкото и качеството на данните, преминаващи през нея. Специалистите, занимаващи се с данни и анализи, трябва да възприемат подход, основан на показатели, целящи контрол на качеството и състоянието на техните данни преди миграцията в облака. Ето защо, по време на внедряването на ЕРП в облак, най-добре е да изработите план за подбор и управление на данни.
Атрибути на качествените данни
Качеството на данните може да се определи, като се използват няколко помощни фактора, а именно точност, пълнота, уместност, валидност, навременност и последователност. Можете да подобрите качеството на данните чрез подбора им, което прави процеса на идентифициране и коригиране на неточни или повредени записи от базата данни.
Неавтоматизираната част от процеса е това, което прави подбора и проверката на данните толкова сложна задача. Въпреки че по-голямата част от проверката на данните може да бъде автоматизирана, тя трябва да бъде наблюдавана и преглеждана за несъответствия. Това може да се окаже трудна задача, ако нямате уточнен процес.
Защо е важна качествената информация?
ЕРП данните стават все по-неразделна част от бизнес операциите. Компаниите, използващи ЕРП система интегрират данните във всички свои бизнес процеси, вместо да ги третират като отделен субект. Интегрирането на данни във всички ваши бизнес процеси означава, че качеството на данните може да окаже огромно влияние върху ЕРП функционалността и вашите бизнес функции от финанси и обществени поръчки до създаване на бизнес стратегия.
Качеството на данните е от изключително значение и заради проблеми, свързани със съответствието. Тъй като разпоредбите относно данните стават все по-строги, наложително е компаниите да управляват информацията си ефективно и сигурно. Ако вашата ЕРП система съдържа неточни или непълни данни, става по-трудно да останете информирани. Това важи не само за чувствителни финансови или лични данни, но и за други видове бизнес данни. Проблемите с качеството на данните могат да повлияят и на клиентите, като доведат до загубени записи или затруднения при ефективното обслужване на клиентите.
Бизнесът трябва да следва тези доказано добри практики, за да гарантира качеството на данните по време на внедряването на ЕРП в облака и така да избегне проблеми, които ще ви загубят времето.
Разработване на план за гарантиране качеството на данните
Определете данните, които са от решаващо значение за вашия бизнес. Фокусирайте се върху такива с висок приоритет и тогава започвайте. Определете полетата, които са уникални за вашия бизнес и документирайте информацията, която конкретно търсите. Би било полезно да създадете конкретни правила за проверка на този етап, за да стандартизирате форматите за данни и да изчистите информацията, както и да автоматизирате този процес за в бъдеще. Гарантирането, че информацията е стандартизирана, преди да влезе във вашата база данни, ще улесни поддържането й в бъдеще.
Валидирайте данните си
След като стандартизирате данните си в момента на въвеждане, потвърдете акуратността им. Проучете и инвестирайте в инструменти, които могат да автоматизират механичните задачи за изчистване на данните и ви позволяват да го направите в реално време. Няколко съвременни инструмента дори използват изкуствен интелект и машинно обучение за валидиране на вашите данни. Разбира се, можете да проверите верността на вашите данни онлайн, без да използвате тези инструменти, но това ще изисква много механични усилия, за които повечето фирми нямат лимит.
Премахнете дублираните и добавете липсващите стойности
Дублиращите се записи във вашата база данни изразходват ненужно време и усилия, а в крайна сметка се плаща допълнително за поддръжка и маркетингови разходи. Дублираните записи също могат да доведат до неточности в отчетите. На пазара се предлагат много инструменти, които могат да анализират вашите сурови данни и да автоматизират процеса на премахване на дублираните. Някои записи като имейли, телефонни номера, индустрия, размер на компанията и др. не могат да бъдат коригирани автоматично. Важно е да намерите и добавите липсващите данни, независимо дали става въпрос за онлайн проучване, контакт с подходящи хора или доставчици на данни на трети страни.
Анализирайте данните
След като данните ви бъдат стандартизирани, валидирани, изчистени от повторения и добавени липсващи стойности, наблюдавайте за грешки или тенденции в грешките, тъй като това може да е индикация за по-голям проблем. По-късно можете да анализирате тези данни, за да предоставите по-добра информация за бизнес разузнаване и анализ. Чистите и актуални данни могат да допринесат за по-добър анализ и от своя страна да доведат до по-добри бизнес решения.
Инструменти за автоматизация на въвеждането
След като изчистите данните, трябва да стандартизирате и изчистите потока от нови данни, в момента на постъпване във вашата система, като създавате автоматизирани работни потоци. Тези работни потоци могат да се изпълняват в реално време или пакетно (ежедневно, седмично, месечно) в зависимост от количеството данни, които постъпват във вашите системи. Тези работни потоци могат да бъдат приложени както към новите данни, така и към съществуващите до момента във вашата база. Използвайте инструменти, които могат да автоматизират механичните задачи за почистване на данни и да рационализират процеса.
Направете връзка с екипа
След като вече сте изчистили данните си и сте настроили автоматизираните работни потоци, важно е да сведете новия стандартизиран процес за почистване до знанието на вашия екип. Това ще гарантира, че вашите данни ще останат чисти и в бъдеще. Трябва също така да планирате периодичен одит с екипа си, за да можете да идентифицирате и разрешите всички проблеми, преди те да станат голям проблем.
Модернизирането на вашата ЕРП система за стимулиране на иновации и постигане на по- висока бизнес стойност е дейност, която трябва да бъде съобразена с вашите уникални IT и бизнес нужди.
